Политика в отношении обработки персональных данных
Приказ от 18 апреля 2019 года № 53 «Об утвержденииПолитики в отношении обработки персональных данных»
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – «Политика») разработана и применяется Обществом с ограниченной ответственностью «ЭкспоФорум-Интернэшнл» (сокращенное наименование ООО «ЭФ-Интернэшнл», зарегистрировано 04 апреля 2012 года Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы №15 по Санкт-Петербургу за ОГРН 1127847173068, ИНН/КПП 7811518396/782001001, место нахождения: 196140, город Санкт-Петербург, поселок Шушары, Петербургское шоссе, дом 64, корпус 1, Лит. А) (далее именуемое - Оператор) в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 13.03.2006 г. N 38-ФЗ «О рекламе» и иными нормативными актами в области защиты персональных данных, действующими на территории Российской Федерации.
1.2. Настоящая Политика применяется в отношении всех персональных данных, которые могут быть получены от физических лиц Оператором в процессе их регистрации в качестве посетителей или участников проводимых в Международном конгрессно-выставочном центре «ЭКСПОФОРУМ», расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, поселок Шушары, Петербургское шоссе, дом 64, корпус 1, Литера А, и Выставочном комплексе «ЛЕНЭКСПО», расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, Большой пр. В.О., д. 103, выставок и иных мероприятий, организатором которых является ООО «ЭФ-Интернэшнл» (ОПЕРАТОР), через официальные сайты Оператора expoforum-center.ru, lenexpo.ru, expoforum.ru, gas-forum.ru, importnet.ru, cbc-spb.com, а также сайты выставок, включающие в состав доменного имени сайта домен второго уровня expoforum.ru, а так же любые сайты, чьи доменные имена принадлежат ООО «ЭФ-Интернэшнл» (далее – «Сайты»), которые могут быть однозначно соотнесены с конкретным физическим лицом и его персональными данными.
Действие настоящей Политики не распространяется на отношения:
- возникающие при обработке персональных данных сотрудников Оператора, поскольку такие отношения урегулированы отдельным локальным актом ООО «ЭФ-Интернэшнл»;
- на которые Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» не распространяется.
1.3. Политика определяет поведение Оператора в отношении обработки персональных данных, принятых на обработку; порядок и условия осуществления обработки персональных данных физических лиц, передавших свои персональные данные для обработки Оператору (далее именуемые – Субъект персональных данных, Субъект) с использованием и без использования средств автоматизации; устанавливает процедуры, направленные на предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации и устранения последствий таких нарушений, связанных с обработкой персональных данных.
1.4. Политика разработана с целью обеспечения защиты прав и свобод Субъектов при обработке их персональных данных, с целью информирования Субъектов персональных данных и лиц, участвующих в обработке персональных данных, о соблюдении Оператором, основополагающих принципов законности, справедливости, неизбыточности, соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки, а также с целью установления ответственности должностных лиц Оператора, имеющих доступ к персональным данным Субъектов, за невыполнение требований и норм, регламентирующих обработку персональных данных.
1.5. Оператор осуществляет обработку следующих персональных данных:
- фамилия, имя, отчество;
- должностной статус;
- номер телефона;
- адрес электронной почты;
- данные об оказанных и оказываемых Субъекту персональных данных услугах, в том числе история заказов Субъекта;
- история обращений Субъекта персональных данных, в том числе присылаемые Субъектом при обращениях к Оператору документы;
- маркетинговая информация, которая прямо или косвенно относится к анкетируемому лицу – Субъекту персональных данных.
1.6. При использовании сервисов Сайтов Оператор обрабатывает также иные обезличенные данные, которые автоматически передаются в процессе использования Сайта посредством установленного на компьютере программного обеспечения:
- сведения об используемом браузере (или иной программе, с помощью которой осуществляется доступ к сайту);
- IP-адрес;
- данные файлов cookie.
Оператор обрабатывает такие данные с помощью веб-сервисов Яндекс.Метрика и Google Analytics/ При получении персональных данных, не указанных в настоящем разделе, такие данные подлежат немедленному уничтожению.
Уведомление о порядке использования данных файлов cookie установлено в Приложении 2 к настоящей Политике.
1.7. Оператор осуществляет обработку персональных данных Субъектов путем ведения баз данных автоматизированным, механическим, ручным способами в целях:
1.7.1. обработки заявок, запросов или других действий Субъекта, связанных с его регистрацией в качестве посетителя или участника выставки или иного мероприятия, в т.ч. для уведомления об отмене, замене или переносе мероприятия: направления информационных сообщений, касающихся выставки/ мероприятия, на которые Субъект зарегистрировался в таком качестве и т.п.;
1.7.2. в случае выражения согласия Субъекта - в целях продвижения товаров, работ и услуг Оператора на рынке, оповещениях о проводимых выставках и иных мероприятиях, акциях, проведения маркетинговых кампаний Оператора;
1.7.3. в иных целях в случае, если соответствующие действия Оператора не противоречат действующему законодательству, деятельности Оператора, и на проведение указанной обработки получено согласие Субъекта персональных данных;
1.7.4. данные, указанные в пункте 1.6. настоящей Политики, обрабатываются в целях осуществления аналитики Сайта, отслеживания и понимания принципов использования Сайта посетителями, совершения функционирования Сайта, решения технических проблем Сайта, разработки новых продуктов, расширения услуг, выявления популярности выставок и иных мероприятий и определения эффективности рекламных кампаний; обеспечения безопасности и предотвращения мошенничества, предоставления эффективной клиентской поддержки.
1.8. Оператор осуществляет обработку персональных данных посредством совершения любого действия (операции) или совокупности действий (операций), включая следующие:
- сбор;
- запись;
- систематизацию;
- накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение;
- использование;
- передачу (распространение, предоставление, доступ);
- блокирование;
- удаление;
- уничтожение.
2. Получение, использование и раскрытие персональных данных
2.1. Оператор получает и начинает обработку персональных данных Субъекта с момента получения его согласия.
Согласие на обработку персональных данных может быть дано Субъектом в любой форме, позволяющей подтвердить факт получения согласия, если иное не установлено федеральным законом: в письменной, устной или иной форме, предусмотренной действующим законодательством, в том числе посредством совершения Субъектом конклюдентных действий. В случае отсутствия согласия Субъекта на обработку его персональных данных такая обработка не осуществляется.
2.2. Персональные данные Субъектов получаются Оператором:
- путем личной передачи персональных данных Субъектом при внесении сведений в учетные формы в электронном виде на Сайтах Оператора;
- путем личной передачи персональных данных Субъектом при обращении к Оператору;
- иными способами, не противоречащими законодательству Российской Федерации и требованиям международного законодательства о защите персональных данных.
2.3. Согласие на обработку персональных данных считается предоставленным посредством совершения Субъектом любого действия или совокупности следующий действий:
- заполнение документа на бумажном носителе у Оператора;
- оформление регистрации на Сайтах Оператора;
- проставления в соответствующей форме на Сайтах отметки о согласии на обработку персональных данных в объеме, для целей и в порядке, предусмотренных в форме, предлагаемой перед получением согласия для ознакомления и заполнения;
- сообщения персональных данных в устной форме при обращении к Оператору в процессе оформления регистрации в качестве посетителя или участника выставки или иного мероприятия.
2.4. Согласие считается полученным в установленном порядке и действует до момента направления Субъектом соответствующего заявления о прекращении обработки персональных данных по месту нахождения Оператора.
2.5. Субъект может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных при условии, что подобная процедура не нарушает требований законодательства Российской Федерации.
Для отзыва согласия на обработку персональных данных Субъекту необходимо направить письменное уведомление на почтовый адрес: 196140, Санкт-Петербург, пос. Шушары, Петербургское шоссе, д. 64, корпус 1, Лит. А или на адрес электронной почты: reply@expoforum.ru.
В случае отзыва Субъектом согласия на обработку его персональных данных Оператор обязан прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей их обработки, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в срок, не превышающий 30 (тридцати) дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем по которому является данный Субъект, иным соглашением между Оператором и Субъектом, либо если Оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия Субъекта по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» или другими федеральными законами.
3. Правила и порядок обработки персональных данных
3.1. Для достижения целей настоящей Политики к обработке персональных данных допущены только те сотрудники Оператора, на которых возложена такая обязанность в соответствии с их трудовыми (должностными) обязанностями. Оператор требует от своих сотрудников соблюдения конфиденциальности и обеспечения безопасности персональных данных при их обработке.
3.2. В соответствии с настоящей Политикой Оператор может осуществлять обработку персональных данных самостоятельно, а также с привлечением третьих лиц, которые привлекаются Оператором и осуществляют обработку для выполнения указанных в настоящей Политике целей.
3.3. В случае поручения обработки персональных данных третьему лицу объем передаваемых третьему лицу персональных данных и количество используемых этим лицом способов обработки должны быть минимально необходимыми для выполнения им своих обязанностей перед Оператором. В отношении обработки персональных данных третьими лицами устанавливается обязанность таких лиц соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке.
3.4. В процессе осуществления деятельности Оператор использует как автоматизированную обработку персональных данных (с применением средств вычислительной техники), так и неавтоматизированную (с применением бумажного документооборота).
Принятие решений, порождающих юридические последствия в отношении Субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных Оператором не производится.
3.5. В отношении персональных данных Субъектов сохраняются конфиденциальность, кроме случаев добровольного предоставления Субъектом информации о себе для общего доступа неограниченному кругу лиц. В данном случае Субъект соглашается с тем, что определенная часть его персональной информации становится общедоступной.
3.6. Оператор прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:
- достижения целей обработки или максимальных сроков хранения – в течение 30 дней;
- утраты необходимости в достижении целей обработки – в течение 30 дней;
- предоставления Субъектом или его законным представителем сведений, подтверждающих, что его персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки – в течение 7 дней;
- невозможности обеспечения правомерности обработки персональных данных – в течение 10 дней;
- отзыва Субъектом согласия на обработку его персональных данных – в течение 30 дней.
3.7. В соответствии со статьей 21, частью 5 Федерального закона от 27 июля 2006г. №152-ФЗ «О персональных данных» Оператор не прекращает обработку персональных данных Субъекта и не уничтожает их в следующих случаях если иное предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является Субъект или Оператор вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия Субъекта на основаниях, предусмотренных федеральными законами не истекли сроки обработки персональных данных Субъекта, установленные федеральными законами РФ и иными нормативными актами.
4. Сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных
4.1. Деятельность Оператора по обработке персональных данных неразрывно связана с защитой Оператором конфиденциальности полученной информации.
4.2. Оператор требует от других лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3. Все работники Оператора обязаны обеспечить конфиденциальность персональных данных, а также иных сведений, установленных Оператором, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.
4.4. С целью обеспечения безопасности персональных данных при их обработке Оператор принимает необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении их. Оператор обеспечивает, чтобы все реализуемые мероприятия по организационной и технической защите персональных данных осуществлялись на законных основаниях, в том числе в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации по вопросам обработки персональных данных.
4.5. Оператор применяет необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных, включающие в себя:
- определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
- применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
- применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
- оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
- учет машин носителей персональных данных;
- обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие необходимых мер для устранения выявленных фактов;
- восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
- проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным, и (или) передача их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;
- своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие необходимых мер;
- недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;
- установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
- контроль над принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
В комплекс мер по обеспечению безопасности персональных данных, реализуемых Оператором в рамках системы защиты персональных данных с учетом актуальных угроз безопасности персональных данных и применяемых информационных технологий, входят:
- идентификация и аутентификация субъектов доступа и объектов доступа;
- управление доступом субъектов доступа к объектам доступа;
- ограничение программной среды;
- защита машинных носителей информации, на которых хранятся и (или) обрабатываются персональные данные;
- регистрация событий безопасности;
- антивирусная защита;
- обнаружение (предотвращение) вторжений;
- обеспечение целостности информационной системы и персональных данных;
- защита среды виртуализации;
- защита технических средств;
- защита информационной системы, ее средств, системы связи и передачи данных;
- выявление инцидентов (одного события или группы событий), которые могут привести к сбоям или нарушению функционирования информационной системы и (или) к возникновению угроз безопасности персональных данных, реагирование на них;
- управление конфигурацией информационной системы и системы защиты персональных данных.
4.6. В целях обеспечения соответствия уровня защиты персональных данных требованиям Федерального закона от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и Федерального закона от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Оператор не раскрывает информацию о конкретных применяемых средствах, технологиях и мерах обеспечения информационной безопасности персональных данных.
4.7. Оператор обязуется не разглашать персональные данные, полученные от Субъекта. Не является нарушением предоставление Оператором персональной информации агентам и третьим лицам, действующим на основании договора с Оператором, для исполнения обязательств перед Субъектом персональных данных. Не является нарушением обязательств разглашение информации в соответствии с применимыми требованиями законодательства Российской Федерации.
5. Согласие на получение рекламной информации по сетям общего доступа
5.1. Осуществляя регистрацию в качестве посетителя или участника выставки или иного мероприятия, оставляя заявку на получение рассылки, подписываясь на получение рекламной информации:
- путем заполнения соответствующего документа на бумажном носителе у Оператора;
-на Сайтах Оператора (путем проставления галочки Субъектом персональных данных на соответствующей веб-странице)
Субъект дает согласие на обработку своих персональных данных и получение от Оператора и привлеченных Оператором третьих лиц информационных сообщений, в том числе информации коммерческого рекламного характера (рекламы), указанных в п. 1.7.2. настоящей Политики, по сетям общего доступа (по предоставленному номеру мобильного телефона и адресу электронной почты).
5.2. Давая согласие, указанное в пункте 5.1. настоящей Политики, Субъект персональных данных подтверждает, что действует по своей воле и в своих интересах, а также то, что указанные персональные данные являются достоверными.
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая Политика утверждается приказом Генерального директора ООО «ЭФ-Интернэшнл» и вступает в силу со дня подписания приказа.
6.2. В Политику могут вноситься изменения и дополнения, которые утверждаются приказами Генерального директора ООО «ЭФ-Интернэшнл».
6.3. Актуальная редакция Политики размещена в открытом доступе сети Интернет по адресам: expoforum-center.ru, lenexpo.ru, expoforum.ru, gas-forum.ru, importnet.ru, cbc-spb.com, а также сайты выставок, включающие в состав доменного имени сайта домен второго уровня expoforum.ru, а также любые сайты, чьи доменные имена принадлежат ООО «ЭФ-Интернэшнл» (далее – «Сайты»), которые могут быть однозначно соотнесены с конкретным физическим лицом и его персональными данными, а также на официальных сайтах выставок и иных мероприятий, организатором которых является ООО «ЭФ-Интернэшнл».